「社員の報連相ができていない」
経営者の方からときどきお聞きする言葉です。
報連相というと報告・連絡・相談です。
あまりにも当たり前のことのようですが
報連相がその機能を果たすには、どのように報連相すべきか
社員にきちんと教えることが大事だと考えています。
社員に「報連相」を指導するには、その3つの違いは何か。
どのように行うべきか。
自分自身の考え方が明確である必要があります。
たとえば「報告」です。
一般には、任務に対して経過や結果を知らせること。
これを報告と言います。
この報告のポイントは何でしょうか。
報告のポイントは、「誰に」「いつ」「どのように」の
3つの切り口で考えるとわかりやすいと考えています。
まず「誰に」については
指示・命令を出した上司に直接報告する事が基本です。
次に「いつ」です。
報告をするタイミングの基本は
「あれ、どうなっている？」と聞かれる前に
自分から報告する事が原則です。
具体的なタイミングは以下の3つと考えています。
(1) 仕事の完了時
(2) ミスやトラブルなどの問題発生時
(3) 新しい情報や改善案が見出せたとき
この中でも特にミスやトラブルなど重大な問題に
ついては特に迅速に報告する必要があります。
また、仕事完了時の報告は必須ですが、
タスクが長期の場合は、区切りごとに中間報告も必要でしょう。
「どのように」についてはどうでしょうか。
・結論から簡潔に話す。
・事実と意見を分ける。
・あいまいな表現は避ける。
などが上げられそうです。
ここに書いた事は一例です。
会社によって組織によって、他の方法が適している、
他のポイントを重視しているという事はもちろんあるでしょう。
重要な点は、組織としてどのような点を重視するかについて
言語化され、社内共有されているかどうかです。
シンプルなルールが言語化・共有されていることで、
何が重要かという判断基準がわかるので、
社員はかえって判断や行動がしやすくなります。
人によって「普通と感じる」事は異なります。
「報連相」のような一件シンプルで当たり前に思えるようなことも
社内の業務を円滑に進めるためには
社員にどう考え、行動してほしいのか。
言語化し説明することが必要なのではないでしょうか。
